¿QUIÉN Y CUÁNDO SE TIENE QUE INFORMAR AL PROPIETARIO DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?
La obligación de informar a los propietarios sobre las circunstancias relativas al tratamiento de sus datos personales recae sobre la Comunidad de Propietarios como responsable del tratamiento.
Cuando los datos se obtengan directamente de los propietarios, circunstancia que ocurre en la mayoría de los casos, la información establecida en el artículo 13 del RGPD se debe poner a disposición de los mismos en el momento en que se soliciten sus datos personales por medio de los correspondientes formularios, ya sean en formato papel o electrónicamente.
Estos formularios suelen ser entregados a los propietarios por medio del Administrador de Fincas, sin embargo, como hemos comentado anteriormente, la obligación de informar recae en la propia Comunidad de Propietarios.
La obligación de informar se debe cumplir sin necesidad de requerimiento alguno, y la Comunidad de Propietarios deberá poder demostrar con posterioridad que la obligación de informar ha sido satisfecha.
¿DÓNDE Y CÓMO INFORMAR?
Los procedimientos de recogida de información pueden ser muy variados. Las formas más habituales de recogida de datos son los formularios en papel o los formularios web en Internet.
Los modos de informar a las personas interesadas deben adaptarse a las circunstancias de cada uno de los medios empleados para la recopilación o registro de los datos.
INFORMACIÓN POR CAPAS
Con el objetivo de hacer compatible la exigencia de información exigida por el RGPD y la concisión y comprensión en la forma de presentarla al interesado, la Agencia Española de Protección de Datos recomienda adoptar un modelo de información por capas o niveles.
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Información básica o primera capa.
La información de la primera capa debe de estar claramente identificada con el título “Información básica sobre Protección de Datos”.
En el formulario utilizado a tal efecto, la tabla con la información básica debería situarse en el mismo campo de visión que el lugar donde haya de manifestarse la conformidad con lo solicitado (en la zona de la firma, si es en papel, o al lado del botón de “enviar”, si es un formulario electrónico).
En la tabla que contenga la información relativa a la primera capa de información es obligatorio, conforme al artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, que aparezcan los siguientes epígrafes:
- “Responsable”
- “Finalidad”
- “Derechos”
- “Categorías de datos objeto tratamiento” (únicamente cuando los datos no procedan del propio interesado).
- “Fuentes de las que procedieran los datos” (únicamente cuando los datos no procedan del propio interesado).
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Información adicional o segunda capa.
La información que se presente en la segunda capa ha de completar la información resumida hasta alcanzar todos y cada uno de los requisitos y exigencias previstas en el RGPD, incluida la información adicional, que no estaba presente en la primera capa.
La información contenida en esta segunda capa debe ser completa y precisa, y no debe omitir información básica o de primera capa por el hecho de que ya estuviera incluida en la misma.
La forma de presentar esta segunda capa depende también de las características del medio empleado para recoger la información exigida. Así, la información de segunda capa se podrá facilitar, por ejemplo, en el reverso del mismo formulario, en un anexo específico que se entregue al propietario a tal efecto o en una página web determinada.
La información que debe contenerse en cada epígrafe es la siguiente:
- “Responsable”
- “Finalidad”
- “Legitimación”
- “Destinatarios”
- “Plazo de conservación”
- “Derechos”
+ INFO EN: https://www.lexdigitalabogados.com/tratamiento-datos-personales-en-la-comunidad-de-propietarios/
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